Automazione del ciclo passivo

Un player leader nel retail farmaceutico italiano con una rete di oltre 400 farmacie attive sul territorio nazionale ha avviato un percorso di automazione del ciclo passivo con l’obiettivo di accelerare la registrazione delle fatture, contenere i costi operativi e ridurre l’impatto organizzativo su funzioni IT e amministrative.

Il processo in essere si basava ancora in larga misura su attività manuali, tra cui lo scarico della lista movimenti, il recupero delle informazioni da ERP, la compilazione del documento provvisorio di fattura e la preparazione della stessa in stato “da registrare”, con evidenti limiti di scalabilità su un perimetro così esteso.

• Accelerare la registrazione delle fatture passive sull’intera rete di farmacie;
• Contenere i costi operativi connessi alla gestione contabile;
• Minimizzare l’impatto organizzativo su risorse IT e personale amministrativo;
• Automatizzare le attività manuali residue, migliorando qualità e affidabilità dei dati contabili.

• Implementazione e avvio della soluzione su infrastruttura interna PwC, con adozione di strumenti di Robotic Process Automation (RPA) a garanzia di scalabilità e affidabilità;
• Integrazione del perimetro delle farmacie gestite, con collegamento ai flussi informativi esistenti e attivazione in ambiente di produzione;
• Digitalizzazione del processo di verifica: estrazione automatica dei dati dalle fatture passive e compilazione dei campi nell’ERP, con registrazione o pre-registrazione in funzione dei casi mappati;
• Integrazione con l’ERP del cliente: trasmissione dei dati verificati al sistema gestionale, eliminando i passaggi manuali e assicurando piena coerenza informativa;
• Gestione operativa del servizio: monitoraggio continuativo delle performance, adeguamento della capacity, Help Desk e assistenza, manutenzione evolutiva per configurazione o dismissione delle farmacie nel perimetro gestito;
• Ottimizzazione e migrazione: analisi dell’operatività corrente, introduzione di aggiornamenti relativi a fattispecie contabili e trattamenti IVA, migrazione sull’ambiente del cliente con esecuzione di UAT, rilascio in produzione e assistenza post go-live;
• Reporting e monitoraggio continuo dei volumi gestiti, con dashboard dedicate a supporto del governo del processo (documenti registrati, trend periodici, anomalie in corso).

• Oltre 20.000 ore/anno di attività manuali ottimizzate, equivalenti a 11 FTE;
• 200.000 fatture gestite annualmente nel pieno rispetto delle conformità di processo;
• Miglioramento significativo dell’efficienza operativa e riduzione del rischio di errore grazie alla digitalizzazione dei controlli;
• Contrazione dei tempi di remediation sulle anomalie, con accelerazione della chiusura contabile;
• Maggiore scalabilità del processo sull’intera rete di oltre 400 farmacie, con benefici in termini di governance, controllo e affidabilità del dato.